L’organisation d’un salon professionnel, d’un congrès ou d’un festival n’est pas aussi simple que l’on pourrait le croire. L’événementiel c’est un métier qui nécessite une coordination minutieuse entre les différents intervenants, aussi nombreux soient-ils.
Qui sont ces professionnels de l’événementiel ?
Réussir un grand événement passe donc par l’appel à des spécialistes qui vont préparer, gérer, sécuriser, animer votre salon, congrès ou soirée d’entreprise. Ils sont rompus à ces grands événements réunissant les foules, et nécessitant de tout coordonner et tout régler dans le temps comme une horloge suisse. Vous ferez sans doute appel à une agence d’hôtesse événementiel, un traiteur, une société de sécurité, un décorateur, des pros de la lumière et du son, des spécialistes de l’aménagement de structures (chapiteau, algeco…).
Un événement réussi c’est aussi une communication forte
Au-delà du côté organisationnel physique il est très important de penser à la communication de votre événement. Vous devrez pour cela réfléchir à comment atteindre votre public cible et l’informer. Il sera donc nécessaire de faire jouer votre réseau, de créer une campagne de communication print et digital et également de promouvoir votre événement auprès d’influenceurs.
Les actions de publicités sont très importantes, elles doivent susciter de l’intérêt auprès d’un plus grand nombre de personnes. Avant que le jour J arrive, pensez à réunir tous les intervenants afin de les briefer, de leur attribuer un rôle précis et de notifier à chacun ce que vous attendez de lui. Pour ce qui est du contact avec le public, n’hésitez pas à déléguer à une agence comme Pénélope à Paris et ses hôtesses événementiels qui sont rompues à l’accueil et l’information dans les salons, les congrès ou les festivals.
